Tùy vào số lượng nhân viên, các phòng ban của mỗi công ty mà xác định quy mô văn phòng cho phù hợp. Văn phòng phải là nơi làm việc thoải mái, có không gian sáng tạo, việc thiết kế phù hợp với ngân hàng đầu tư của Công ty, đặc biệt có phương án mở rộng trong tương lai. Cùng Thiết kế nội thất văn phòng Đà Nẵng tìm hiểu chi tiết tiêu chuẩn làm việc tính m2/người mới nhất sau đây.
Vì sao phải xác định quy mô văn phòng dựa trên m2/người?
Việc xác định quy mô văn phòng rất quan trọng, nó mang lại những lợi ích sau:
- Giúp công việc thiết kế chính xác: khi xác định quy mô văn phòng sẽ giúp cho việc thiết kế lên các bản vẽ công năng sử dụng, triển khai chi tiết được thuận lợi. Khi bản vẽ thiết kế đúng và đủ sẽ rút ngắn thời gian thiết kế, hạn chế sữa chữa, từ đó giúp cho Chủ đầu tư không phải phát sinh thêm chi phí thiết kế.
- Tiết kiệm tài chính, tránh lãng phí: khi bản thiết kế lên đúng thu nhu cầu sử dụng, hợp lý sẽ mang đến sự tối ưu hóa tài chính, biết cái nào cần thi công, cái nào không cần. Đó là bước đi hữu ích trong việc tiết kiệm chi phí thi công, tránh lãng phí vào những hạng mục không cần thiết.
- Sử dụng văn phòng đúng mục đích và công năng: khi xác định quy mô văn phòng cụ thể thì dễ dàng trong việc xác định diện tích thiết kế, cũng như số tầng muốn thi công.
- Tạo ra không gian làm việc thoải mái, sáng tạo: việc xác định được số lượng nhân viên, số tầng, bố trí không gian đúng mục đích sử dụng, giúp cho văn phòng làm việc được thoải mái, không gian khoa học hơn. Vì vậy năng suất lao động sẽ tăng là điều bất cứ người chủ nào cũng thích thú.
Xác định quy mô văn phòng như thế nào?
Công việc văn phòng chủ yếu là lao động trí óc. Mọi hoạt động chủ yếu của văn phòng làm việc đều diễn ra tại bàn và khu vực làm việc.
Ngoài kích thước của không gian làm việc và đồ đạc nội thất, các tính năng khác cũng nên được xem xét trong quá trình lên kế hoạch thiết kế như phòng họp, khu vực chờ cho khách, giao thông giữa các phòng ban với nhau….
Một số vấn đề cần quan tâm khi xác định quy mô văn phòng dựa trên m2/người:
- Không gian làm việc riêng tư hay văn phòng mở hiện đại?
- Lấy sáng tự nhiện hay lấy sáng nhân tạo, phương án thế nào?
- Bố trí nơi làm việc được thiết kế để tạo điều kiện trao đổi giữa các cá nhân?
- Các không gian chung như phòng họp, phòng tiếp khách, các phòng chức năng chuyên biệt như phòng kỹ thuật, phòng nghỉ ngơi cho nhân viên….
Xem thêm: Cách sắp xếp bàn ghế trong văn phòng mang lại hiệu quả cao
Bạn cần bao nhiêu diện tích không gian văn phòng?
Tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp, tính chất công việc hay mức độ đầu tư của mỗi công ty mà diện tích văn phòng sẽ khác nhau mặc dù có thể cùng số lượng nhân sự.
Các yếu tố ảnh hưởng bao gồm
1. Tính chất công việc:
Công việc hầu hết ở bên ngoài, là các cuộc gặp đối tác hay tư vấn sản phẩm…..mang tính chất mở nên không thường xuyên ở văn phòng, vậy có thể thiết kế văn phòng nhỏ, đáp ứng những yếu tố cơ bản là đủ. Nhưng nếu nhân viên làm việc hoàn toàn tại văn phòng thì không gian nhỏ, bức bí sẽ tạo cảm giác khó chịu dẫn đến năng suất làm việc không cao. Vì vậy, tính chất công việc quyết định đến diện tích yêu cầu của nhân viên.
2. Văn hoá doanh nghiệp
Xuất phát điểm của doanh nghiệp mang tính chất văn hóa phương Đông hay phương Tây cũng là yếu tố ảnh hưởng trong xác định quy mô văn phòng. Với những doanh nghiệp đòi hỏi sự riêng tư cao thì xây dựng văn phòng sẽ tốn nhiều diện tích hơn là doanh nghiệp có thể làm việc chung khu vực có nhiều nhân viên. Điều này tùy thuộc vào văn hóa của mỗi doanh nghiệp.
3. Mức độ đầu tư
Xác định quy mô văn phòng còn phụ thuộc vào mức độ đầu tư của Chủ doanh nghiệp. Việc xác định chi phí ban đầu ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn diện tích thiết kế. Văn phòng có nhiều phòng ban làm việc, nhiều phòng chức năng phục vụ đời sống nhân viên, nhiều khu vực đầu tư cho khách hàng VIP, khu vực checkin…..vì vậy nếu mức độ đầu tư vẫn là yếu tố quan trọng và cần được xác định kỹ càng khi thiết kế hay thi công văn phòng.
Cách tính toán không gian văn phòng cần thiết
Không có một tiêu chuẩn nào cụ thể cho việc tính toán không gian văn phòng cần thiết mà chúng ta đang tìm kiếm. Thực tế bởi vì nhiều nguyên nhân khác nhau sẽ ảnh hưởng đến việc xác định quy một văn phòng và tính toán không gian văn phòng sẽ khác nhau.
Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình. Các yếu tố đó giúp bạn và đơn vị tư vấn định hình được không gian văn phòng cần thiết kế và thi công sau này.
Các yếu tố đó bao gồm:
- Tổng số lượng nhân sự làm việc thường xuyên tại văn phòng.
- Số lượng nhân viên dự trù có thể đến văn phòng làm việc vào một giờ cố định.
- Công ty có thường xuyên hội họp hay không? Số lương người tham gia họp.
- Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu thành viên? Có cần phòng riêng cho các chức vụ không?
- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty có thường xuyên huấn luyện nhân viên hoặc cộng tác viên hay không ?
- Bạn có cần không gian để tiếp khách đến văn phòng hay không? Có cần khu tiếp tân riêng hay không?
- Không gian làm việc sắp xếp theo không gian mở hay dãy bàn?
- Nhân viên có tủ đựng đồ đạc, tài liệu riêng tại khu vực làm việc hay có khu vực chung.
- Có khu vực nghỉ trưa cho nhân viên hay không, có khu vực giải trí hay thư giãn….
*** Lời khuyên của AFTA: Hãy liên hệ với một đơn vị thiết kế nội thất văn phòng để có thêm thông tin về ý tưởng không gian văn phòng sẽ giúp bạn dự tính được diện tích văn phòng cần thuê chuẩn xác hơn.
Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người)
1. Đối với lãnh đạo
(Leadership Worker – Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc cao hơn): Diện tích thông thường là 10 m2 – tối đa là 18.5 m2. Lãnh đạo có thể được phân bổ cho một văn phòng kín nhưng nó không bắt buộc.
2. Nhân viên có vị trí cố định
Là những dạng nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích cho họ tối đa là 4,5 m2
3. Nhân viên vị trí linh hoạt
Nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng cho họ tối đa 3,0 m2
4. Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định:
Bản chất của công việc của nhân viên không đòi hỏi họ phải có một chỗ ngồi làm việc chuyên dụng riêng trong văn phòng. Họ thường làm việc ngoài công ty, và sẽ chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc để thảo luận các dự án. Diện tích văn phòng cho họ tối đa là 1,5 m2/người.
>> Tham khảo: Vị trí văn phòng và cách ước lượng diện tích văn phòng phù hợp
Một cách khác để tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng/người
Đó là tính thể tích không gian văn phòng trung bình của mỗi người. Tiêu chuẩn này áp dụng chung chứ không chia theo cấp bậc & vị trí, theo đó mỗi người cần khoảng 10m3 – 11m3 không gian.
Như thế với mỗi văn phòng cao 3m, diện tích trung bình cho mỗi người sẽ là 3,3m2 đến 3,7m2. Văn phòng có trần cao hơn có thể sẽ cần diện tích nhỏ hơn.
| Phụ lục: Cách tính không gian bàn làm việc cho các nhóm đối tượng | ||
| Ứng dụng | Khoảng phạm vi tối thiểu | |
| Hai người có thể gặp nhau trong một văn phòng có bàn hoặc bàn giữa họ – chẳng hạn như người giám sát và nhân viên | 60-72″ x 90-126″ | 152-183 cm x 228-320 cm |
| Một nhân viên có một bàn làm việc chính, và một tủ hoặc kệ đựng tài liệu, một tủ đựng hồ sơ | 60-72″ x 60-84″ | 152-183 cm x 152-213 cm |
| Quản lý-điều hành: 3-4 người có thể gặp xung quanh bàn làm việc | 105-130″ x 96-123″ | 267-330 cm x 244-313 cm |
| Khu vực làm việc cơ bản: call center | 42-52″ x 60-72″ | 107-132 cm x 152-183 cm |
Lời kết
Nếu bạn vẫn thấy khó khăn trong việc xác định quy mô văn phòng như thế nào để đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tối ưu chi phí. Đừng ngần ngại gọi đến Công ty xây dựng ở Đà Nẵng AFTA và cho chúng tôi biết Ngân sách và Mục đích và yêu cầu sử dụng. AFTA sẽ giúp bạn tư vấn và lên công năng văn phòng phù hợp nhất hoàn toàn miễn phí!
>>>> Xem nhiều video văn phòng tại trang Youtube của AFTA bạn nhé.
