“Khách sạn” để vận hành và kinh doanh một cách trơn tru thì cần có đầy đủ các bộ phận trong khách sạn, để nắm rõ cũng như phục vụ cho công tác chuẩn bị cho kế hoạch kinh doanh khách sạn trong tương lai thì bạn cần nắm rõ các bộ phận trong khách sạn gồm những gì? Chức năng nhiệm vụ ra sao? Cùng thiết kế khách sạn Đà Nẵng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé.
Sơ đồ tổ chức các bộ phận trong khách sạn
Đọc thêm: Kinh doanh spa trong khách sạn, thiết kế đẹp và độc đáo
Các bộ phận trong khách sạn cụ thể
Bộ phận lễ tân
Lễ tân là bộ phận chính trong các bộ phận trong khách sạn chính ở tiền sảnh, là nơi để khách hàng đến đặt phòng, đặt bàn, phản hồi ý kiến và giải đáp thắc mắc… Chất lượng phục vụ của một nhà hàng, khách sạn phụ thuộc rất lớn vào hoạt động của quầy lễ tân.
Nhiệm vụ của lễ tân được thực hiện theo một quy trình cố định và chia thành 4 giai đoạn: trước khi khách đến khách sạn, khách đã đến khách sạn làm thủ tục nhận phòng, khách lưu trú tại khách sạn và khách làm thủ tục thanh toán và rời khách sạn. Các nhiệm vụ bao gồm:
– Đón tiếp khách, làm thủ tục check in, check out cho khách.
– Nhận diện khách hàng thân thiết, khuyến khích khách đăng ký thành viên.
– Cung cấp, giới thiệu thông tin về các dịch vụ bên trong và bên ngoài khách sạn cho khách.
– Bán phòng và các dịch vụ khác của khách sạn.
– Nhận đặt phòng, tiếp nhận thông tin về việc trả phòng, nhận phòng sớm – muộn.
– Lập và lưu trữ hồ sơ cho khách.
– Tiếp nhận và giải quyết phàn nàn từ khách.
– Theo dõi, cập nhật, tổng hợp chi phí của khách.
– Thanh toán, tiễn khách.
– Tham gia công tác quảng cáo và tiếp thị của khách sạn.
– Tham gia công tác an ninh và an toàn của khách sạn.
Bộ phận buồng phòng (Housekeeping)
Bộ phận buồng phòng là một bộ phận nằm trong các bộ phận của khách sạn, có nhiệm vụ chính là luôn đảm bảo cho không gian phòng trong khách sạn được đảm bảo chất lượng. Các công việc chủ yếu mà bộ phận buồng phòng đảm nhiệm đó chính là dọn dẹp, giặt ủi, sắp xếp đồ đạc trong phòng gọn gàng, ngăn nắp.
Bộ phận nhà hàng và bếp
Là bộ phận trong nhà hàng phụ trách trực tiếp chế biến các món ăn theo yêu cầu của khách hàng hoặc như trong menu đã định. Ngoài ra, thường xuyên nghiên cứu, lên ý tưởng sáng tạo món ăn, lên thực đơn. Món ăn tại nhà hàng khách sạn không chỉ đảm bảo yếu tố no bụng, ngon miệng và còn đảm bảo về hình thức như tính thẩm mỹ, mang lại cho khách hàng sự trải nghiệm thú vị.
Bộ phận kế toán – tài chính
Kế toán khách sạn là công việc ghi chép, thu nhận và xử lý các thông thông tin về tình hình tài chính của một doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh khách sạn. Bộ phận kế toán thuộc lĩnh vực quản lý kinh tế, đảm nhận tất cả những công việc liên quan đến tài chính của khách sạn. Kế toán khách sạn được xếp vào loại kế toán doanh nghiệp.
Bộ phận kinh doanh tiếp thị
Với đặc thù ngành dịch vụ, có khá nhiều vị trí trong khách sạn phải làm việc theo ca. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có nhiều vị trí công việc làm theo giờ hành chính. Trong đó, phòng kinh doanh (Sale & Marketing) hay phòng thị trường trong khách sạn là một bộ phận hết sức quan trọng bởi vì nó là cầu nối giữa khách hàng và khách sạn đó. Nếu phòng kinh doanh hoạt động tốt thì khách sạn sẽ đông khách hơn, doanh thu sẽ tăng, từ đó khách sạn mới tồn tại và phát triển được.
Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận Kỹ thuật khách sạn đóng vai trò phục vụ khách hàng và duy trì tuổi thọ sử dụng của tài sản, công cụ lao động bên trong khách sạn. Thiếu vắng bộ phận chủ lực này thì khi máy nước nóng bị hỏng, thang máy bị hư… khách sạn sẽ bị rơi vào tình cảnh bị ‘trùm chăn” vì chẳng thể nào vận hành tiếp được.
Hai nhiệm vụ chính của bộ phận Kỹ thuật là sửa chữa và bảo dưỡng để bảo đảm hoạt động bình thường của toàn bộ máy móc và cơ sở vật chất, cụ thể hơn bao gồm:
- Đảm bảo cung cấp gas, điện, nước đầy đủ.
- Duy trì điều kiện hoạt động của máy lạnh và tủ lạnh.
- Xử lý mọi sự cố liên quan đến máy móc thiết bị (trừ hệ thống công nghệ thông tin), sàn, tường, trần, đồ nội thất, hệ thống thang máy, đèn chiếu sáng, âm thanh, báo cháy, ngoại thất…
Bộ phận an ninh
An toàn an ninh trong khách sạn được xem là một trong những bộ phận quan trọng mà bất cứ khách sạn nào cũng phải có. Bởi vì đây chính là đội ngũ giữ gìn trật tự, an toàn, an ninh cho khách sạn.
Lời kết
Mỗi bộ phận đều là phần không thể tách rời để cho hoạt động kinh doanh của khách sạn được hoạt động chỉnh chu, kinh nghiệp và an toàn. Hy vọng bài viết trên của AFTA đã mang lại cho các bạn một số thông tin tổng quan về các bộ phận trong khách sạn gồm gì? Đọc thêm nhiều bài viết tại các kênh Facebook, Youtube,….của AFTA các bạn nhé.
Các bài viết liên quan:
- Thiết kế quầy lễ tân khách sạn.
- Cơ sở vật chất khách sạn 5 sao.
- Thiết kế khách sạn mini đẹp hiện đại.
